Fichepratique

Comment archiver ses documents administratifs ?

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Référence : 8200

L'essentiel par l'éditeur

L'archivage des documents administratifs est essentiel pour les collectivités, impliquant la conservation de documents selon leur utilité administrative, juridique et historique. Les durées d'archivage varient, avec des obligations légales précises, notamment pour les registres d'état civil (120 ans) et d'autres documents (50 ans). L'archivage numérique est encadré, et le contrôle est assuré par la direction des Archives de France. Les EPCI peuvent mutualiser leurs archives, et des sanctions existent en cas d'archivage irrégulier.

  • Quels documents administratifs doivent être archivés et pour combien de temps ?
  • Comment les collectivités peuvent-elles gérer l'archivage numérique de leurs documents ?
  • Quelles sont les responsabilités des EPCI en matière d'archivage ?

Du fait de son activité d’intérêt public, toute collectivité est amenée à prendre des décisions, générales ou particulières, qui dessinent la vie et l’évolution du territoire et de la population. Ces documents, au fil du temps, perdent de leur intérêt quotidien. Pour autant, ils ne doivent jamais être détruits (pour la plupart), mais archivés, et leur accès au public préservé.

Les règles régissant l’archivage des documents administratifs sont précises, s’agissant aussi bien de la durée au terme de laquelle il est possible d’archiver que de la méthodologie à respecter pour procéder à un archivage régulier. Il convient de bien les connaître, afin de ne pas commettre d’impair.

Schéma
Comment archiver ses documents administratifs ?

Ce schéma vous permet de visualiser quand et comment archiver les documents de la collectivité. Cette procédure est en effet très encadrée, tant dans le temps que par la manière de trier et de conserver (ou d’expurger) les archives. Ce schéma en rappelle les grands principes.

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1.

Déterminer quels documents doivent être archivés

Doivent être archivés l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité. La définition est donc très large.

Elle n’exclut que les documents de travail et documents intermédiaires. Mais cela permet déjà d’alléger les dossiers administratifs.

Dans certains cas, France Archives a publié des notes d’information permettant de connaître plus en détail ce qu’il faut archiver et quand, par catégorie. On peut citer par exemple :

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